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前台:改善患者管理任务的提示

成功的门诊康复实践中至关重要的部分是由高效且知情的前台管理员完成的关键工作。

从安排任务,到帮助患者跟踪目标,以及保持治疗师的有条理和及时付款,前台管理员是 使治疗机保持运转的基本齿轮。

最近,我们采访了Tonya Hunt,该公司的前台管理员 Quest物理疗法 在华盛顿州伊瑟阔市。在接下来的采访中,Tonya分享了一些技巧和建议,以确保在使用她的Clinicient Total INSIGHT解决方案中的工具时确保最佳的患者体验。

问题1:前台对于按时安排新患者转诊至关重要。您如何确定您是否成功转换了来访的新患者? 诊所系统中的任何内容都可以告诉您转换引荐的方式吗?

A: 我们通过耐心的电话接待来接收我们的大部分转诊信,因此我们的员工希望确保我们立即跟踪和记录每一次遭遇。如果患者留下语音邮件,那么我们必须确保跟进他们并在系统中获取他们的信息。我们这样做的一种方法是拥有“取消名单”,即使我们不能马上容纳他们,也可以让我们按计划安排新患者。

特别是,我们利用提醒系统使每个人都承担责任。我们的Clinicient系统具有文本/电子邮件警报,该警报确实很有用,并且在应用于可能还没有常规的新患者时真正发光。如果他们忘记了约会或无法参加会议,这对于提醒他们应该与我们联系以重新安排时间非常有用。我们获得成功的一种后勤策略是,在每次通话结束时重述对话。通常非常需要确认日期和时间并重申重要的细节。

前台报价问题2:有能力的前台管理员可以帮助患者按时完成治疗目标。您如何管理和监视患者的日程安排频率? 诊所系统中的任何内容都可以告诉您如何以适当的频率安排病人的计划吗?

答:我们能够使患者负责的最好方法是制定24小时取消政策,这是促使他们忠实于预定约会的主要诱因。最后一刻没有出现或取消演出对练习成功有害,因此我们尝试尽可能地避免出现这种情况。这样一来,我们可以确保我们的诊所得到有效安排,同时确保为患者安排正确的时间表。

我们帮助患者追踪其目标的另一种方法是安排4-6周的出诊时间,以便我们制定专门的护理计划。这个“严格的”时间表有助于建立例程,并使它们在会议中保持一致。我们的Clinicient系统是实现此目的的绝佳工具,因为它无缝地允许理疗师将患者的需求和要求传达给前台。然后,我们使用此信息以鼓励继续护理的方式安排日程。如果我们需要查看患者在哪里“掉线”,那么Clinicient的报告将知道他们是谁,并提醒我们这一点。

问题3:前台管理员在防止患者取消订单和不出门方面发挥了作用。您如何防止取消并没有出现? 诊所系统中的任何内容都可以帮助您防止没有演出和取消演出吗?

如前所述,我们收取40美元的取消费用是我们必须采取的避免取消和不参加活动的最佳策略。除此之外,我们还提供简单的提醒,例如打印所有患者约会,即使它们是为文本警报系统设置的。

对于我们的实践管理工作,由于所有者不断检查每月指标,因此“临床”报告非常有用。然后,他将与取消/未出现率有关的信息转发给我们,并提供进一步的指导。我们使用这些洞察力以及计划系统来完全了解我们的日历,并允许我们进行调整或更改某些内容。结果,我们已经能够实现简化的患者管理系统,以实现最佳效果。

问题4:前台管理员对于防止治疗师的日程安排中的空缺至关重要。您如何帮助保持治疗师的日程安排完整?临床系统中的任何内容都可以告诉您如何预防职位空缺吗?

我们在日程表的顶部创建了治疗师会议区,作为防止不必要的空缺的主要工具。另外,我们使用带有颜色编码约会的Clinicient系统来跟踪所有内容,其中“红色”表示取消,“蓝色”表示到达,“紫色”表示晚。此外,我们会提前一个月提前安排治疗师,以确保他们可以相应地调整时间。

在任何时候,我们都可以聘请任何治疗师,并查看他们的预定约会,取消率,报销和其他关键因素。这种透明性对于使所有轮子一起运动绝对至关重要。通常,关于Clinicient系统的最佳部分是实时视图,它提供了我们的实践如何在所有不同方面执行和操作的信息。

作为前台,我们需要处理许多任务,并且能够快速查看患者是否欠钱,需要安排随访等,这是改变游戏规则的事情。我特别喜欢“快速浏览”屏幕,该屏幕使我们能够在功能之间无缝地来回切换。

总体而言,我非常喜欢Clinicient使我们能够全面了解需要跟踪和理解的不同项目。由于其准确性,该系统为我们提供了一种非常实用的方法,因此,作为一种实践,我们的工作更加紧密。

4 thoughts on “前台:改善患者管理任务的提示

  1. 临床调度的奇妙功能之一是能够“check in”病人,因此会通知治疗师该病人已经到达。当我们在一本纸质书中进行排程时,我们将不得不穿过大楼寻找治疗师。非常耗时。而且,调度要容易得多。不再需要在一天之内两次意外地安排同一位患者,而是在不同的时间安排。我们还可以运行报告以使我们轻松查看是否忘记安排某人。

    • 多萝西,

      感谢您阅读我们的文章并分享您的经验!我知道许多前台管理员 ’与之交谈过的人分享了一些类似的故事,这些故事涉及计划安排时的耗时’s paper-based, so it’很高兴得知Clinicient系统已使您的练习更轻松,更有效地完成了这些任务。

      希望您有美好的一天,在我们继续撰写类似主题的博客时,请继续与我们分享反馈和见解!

      最良好的祝愿,
      帕特·詹姆森

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