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排定每日待办事项清单的一种简单策略

这是新一周的开始。上班时,您需要花费几分钟时间查看和更新​​您的待办事项清单。您将重点放在列出您今天绝对必须完成的事情上,以及将任何其他项目添加到要在未来几天或几周内完成的列表中。完成后,您就可以开始日常工作。

在离开家的辛苦一天之后,您可以浏览开始您的一天的待办事项清单。您可以从列表中删除一个项目,但不是将列表缩短一个项目,而是需要花费几分钟的时间来添加今天要出现的三个新项目。您的清单现在比一天开始时更长。如此下去...

这听起来很熟悉吗?这对于许多人来说是很普遍的现象。我们中的许多人无法真正感觉到我们能够摆脱“消防”模式并完成我们在工作中想要的事情–和生活。如果您可以谈谈上面的故事,请不要担心。本文的目的是帮助您变得更加擅长于对工作进行优先排序,并在完成重要任务方面变得更加成功。

时间作为资源

时间是我们所有人拥有的唯一资源。尽管这是事实,但我们大多数人都认识一个似乎“拥有全部”的人。那个在工作上似乎很成功的人,有一个伟大的家庭,并且似乎在“工作/生活平衡”方面表现出色。也许他们在旅途中上班时都可以指导孩子们的团队,或者为慈善事业做志愿者,并且显然可以轻松地处理其他所有事情。他们到底是怎么做到的?我们都有相同的可用小时数。秘诀在于知道如何有效地做两件事,即优先排序和执行。

优先次序

可以帮助您提高优先级和执行能力的最佳工具之一是“紧急重要矩阵”,也称为“优先级矩阵”。尽管Matrix由Stephen Covey推广,但由总统Dwight D. Eisenhower开发。紧急重要矩阵要求您将所有主要活动分类到四个象限中的每个象限中。您需要对这四个矩阵中的所有当前任务或“要做”项目进行排名。

在每个象限中列出任务后,下一步就是确定在每个象限中花费的时间百分比。每个象限代表什么?

 

生产力象限

 

象限I:紧急和重要 –诸如处理愤怒的患者/客户,在关键的截止日期之前,发生危机等活动 解析度。也称为“消防”。我曾与许多个人一起工作,他们总是会扑灭大火。如果您在此象限中花费大量时间,则可能没有花费足够的时间进行计划或制定有效的流程来减少发生的火灾次数。虽然象限I的某些活动本质上很重要且紧迫且无法阻止,但许多活动是由于时间管理不当而引起的。减少此象限中时间的第一步是确定哪些任务落入此框中,然后完成一些根本原因分析以准确了解发生这些火灾的原因。

象限II:重要但不紧急 –活动包括长期计划,危机 预防,指导,建立知识和技能,建立关系和网络,以及从事几天或几周都不到期的项目,制定流程和/或政策和程序等。在这里花费时间往往会增加 我们的控制和效力。 虽然大多数人在象限1中花费更多时间,但您的目标应该是增加在象限2中花费的时间。这将无意中减少您在象限1中花费的时间。

象限III:紧急但不重要 –活动,例如查看收件箱中的所有电子邮件,未按计划进行的“会议推动”,老板或患者/客户对不重要内容的要求或应指导的任务给别人。这并不意味着您应该不理会老板的帮助请求,但是确定他们的请求是否应优先于您正在处理的其他事情至关重要。像象限I的幻影一样,紧迫感创造了 错觉 至关重要—如果这些活动根本很重要,那么它们通常对 其他人.

象限IV:不紧急且不重要 –我们中的许多人在第一象限和第三象限中度过的时间感到如此压力,以至于我们不得不逃脱。该象限中的活动可以包括撤退到社交媒体,闲聊,忙碌的工作,仪式台清洁以及重新阅读一堆垃圾邮件或在线文章。第四个象限=浪费时间。

当您花时间进行本练习时,您可能会发现您没有在优化时间的使用方式。许多忙碌的专业人员最终将他们超过50%的时间花费在紧急且重要的“消防”象限中。整日中,您甚至可能会感到精力充沛,好像您的身体非常有效。

在希腊国王西西弗斯(Sisyphus)的神话中,西西弗斯(Sisyphus)不断在陡峭的山丘上滚滚巨石。由于他的自负,这种令人沮丧的惩罚留给了西西弗斯,因为他认为自己比神灵聪明。因此,他们在国王西西弗斯到达山顶之前就将巨石迷住了,使其滑离国王。换句话说,西西弗斯被诅咒为永恒的无用的努力和极端的挫败感。这种类比之所以引起共鸣,是因为经常进行消防的人们常常感到自己的努力得到了验证,并且不断制造更多的火灾,而不是创建减少火灾再次发生的过程。

消防可能会上瘾,刺激肾上腺素。有时人们会因为在这个象限中花费时间而感到非常兴奋,以至于他们从未采取任何措施来摆脱它。尽管这些人最终可能会实现他们想要的一切,但这往往是在最后一刻,也许不是最佳的性能。

如果您在象限I中花费超过30-40%的时间,和/或在象限III和IV中花费超过15%的时间,则可以极大地提高效率。如果您想提高绩效,请查看“紧急重要矩阵”并确定绩效基准。一旦完成此操作,就必须确定为什么要花大量时间在这些象限中的活动的根本原因。

想了解更多?敬请关注本周晚些时候,以了解更多优先级和执行策略,以保留在您的工具包中。

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