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设置前台成功的三种方法

我们大多数人认为接待员只不过是入门级员工。他们在人们走进来时微笑,接听电话并与正在等待的患者聊天。没什么重要的,对不对?

错误!对接待员职责的描述不仅不完整,而且还低估了其业务影响。

您的接待员持有 办公室中最关键的角色。不过,我经常听到理疗师说他们负担不起接待员的费用,而实际上您负担不起不支付接待员的费用–和一个好人。

三个影响领域

我看到经营最好的诊所有严格的政策,要求在预约之前核实并告知患者的财务责任。但是,即使遵循该政策,您仍然需要在前台安排一个人 可以轻松地谈谈保险如何运作的来龙去脉。没有什么比让新患者在制定护理计划之前对财务状况有一个清晰的了解感到沮丧。

推荐连结转换。 许多因素决定了转诊失败的原因,但是患者与诊所的首次互动是一个主要因素。接待员会给您的新患者留下重要的第一印象。他们还设定了患者对您在实践中应该从治疗中获得的期望,并且通常是决定新患者是否进入您日历的决定性因素。

利益验证。 除了设定临床期望并树立您的品牌之外,接待员还通过验证收益来开始治疗周期。患者通常不了解保险的工作方式,主要的付款人以及所涵盖的服务。解开保险不是入门级的职责,但接待员经常要承担这项任务。

财务收款。 患者离开诊所后,收取共付额的机会立即减少20%。随着患者付款责任的上升,这可能会对您的业务产生意想不到的但仍然是灾难性的影响。很少有患者对任何给定类型的护理(尤其是像物理疗法这样的专科护理)的自付费用有实际的了解。接待员有助于与患者沟通护理费用。

设置前台成功的三种方法

您可以采取几种措施来确保接待员成功执行上述关键业务功能,同时 确保最佳的患者体验.

给您的接待员做好工作所需的工具。 在线访问付款人信息通常被忽略,并且可以提供关键信息以确保遵守付款人指南。寻找可以消除繁重的管理任务并为其提供适当情报的工具。

设定明确的期望。 为了使您的接待员获得成功,他们应该对自己的角色不感到困惑。例如,患者到达时,他们是否必须收取所有共付额?患者不能全额付款,可以接受什么付款方案?如果患者没有及时付款,将向患者收取哪些额外费用?还应制定有关计划的明确指南,例如您希望在什么时间进行哪种类型的约会,以及谁是最适合看不同类型患者的治疗师。当您与员工保持清醒时,您的员工可以清晰地与您的患者沟通。

获得正确的个性。 物理疗法的背景是一项重大资产,但并不重要。随着时间的流逝,许多人 没有PT经验的人可以获得足够的常识,可以使患者充满信心。更重要的是他们的能力 以您的实践价值向患者推销。因为您的接待员可以亲自和通过电话管理所有患者互动,所以他们必须具有出色的客户服务技能,以确保最高水平的客户满意度。

这些技巧应有助于您重新考虑实践中最重要且最容易被忽略的工作之一。如果您正确地选择了前台,那么其余的练习将变得嗡嗡作响。因为有人说:“总是对接待员很好。他们是世界上真正的看门人。”

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